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Qu’est-ce que la lettre recommandée électronique ?

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Aujourd’hui, le format numérique est de plus en plus utilisé par les entreprises. En effet, c’est le cas avec la lettre recommandée électronique.

Une présentation s’impose pour en connaître plus sur cette solution (I). Les professionnels optent aujourd’hui fréquemment pour cette solution puisque cette dernière offre de nombreux avantages : rapidité, économies financières ou encore fiabilité (II). Toutefois, il est important de connaître le cadre législatif de la lettre recommandée sous une forme numérique pour ne pas faire n’importe quoi lors d’un envoi (III). Découvrez à travers cet article les conditions à respecter pour envoyer correctement une lettre recommandée à un destinataire sous une forme électronique.

I. Présentation de la lettre recommandée électronique

Depuis le 1er janvier 2019, il est possible d’envoyer une lettre recommandée sous un format numérique et d’obtenir la même valeur qu’avec une lettre recommandée classique sous forme papier.

En effet, celle-ci est définie par l’article R.53 du code des postes et des communications électroniques « une lettre recommandée électronique est un envoi recommandé électronique au sens de l’article L.100 ». Aujourd’hui, de nombreux professionnels utilisent ce support pour envoyer leurs recommandés. Les notaires avaient déjà commencé à utiliser le format numérique, notamment pour effectuer la plupart des signatures électroniques d’actes. C’est aussi le cas des syndics pour l’envoi des convocations d’assemblées générales des copropriétaires.

II. Les avantages de la lettre recommandée électronique

L’arrivée de la lettre recommandée sous un format numérique permet aux professionnels de gagner en rapidité pour la plupart des procédures. En effet, avec cette solution vous réduisez considérablement les délais. L’envoi de votre lettre se fait par internet. Il peut se faire à un destinataire unique ou à plusieurs selon vos besoins.

Ensuite, les tarifs utilisés pour vos envois sont totalement transparents afin que vous puissiez connaître le coût de cette solution en amont. Une solution idéale pour pouvoir budgétiser de manière prévisionnelle le coût de vos envois électroniques. Évidemment, l’avantage est aussi pratique. En quelques clics, votre lettre recommandée électronique est envoyée. Découvrez d’autres astuces pour gagner du temps au bureau sur le site spécialisé entreprise-et-compagnie.fr. Vous n’avez pas à sortir du bureau pour poster vos recommandés. Le format séduit donc naturellement de nombreux professionnels.

Enfin, le système permet d’obtenir une grande fiabilité. En effet, les envois sont certifiés par deux organismes indépendants validés par l’État français. La structure informatique utilisée pour l’envoi de vos lettres est elle aussi très sécurisée. Vous pouvez aussi joindre très facilement le service client pour poser toutes vos questions. Ces avantages facilitent considérablement la fiabilité du système numérique.

III. Le cadre législatif autour de la lettre recommandée électronique

Pour être valable, la lettre recommandée doit satisfaire plusieurs conditions précisées par le décret n°2018-347. Pour en savoir, il faut se rendre sur legifrance.gouv.fr.

Ainsi, celle-ci doit :

  • Permettre au prestataire chargé de l’acheminement de garantir l’identité du destinataire et de l’expéditeur,
  • Assurer la garantie et la fiabilité des dates d’expédition et de réception,
  • Vérifier l’accord préalable du destinataire, si celui-ci n’est pas professionnel.

Pour cela, il est important que le prestataire chargé d’acheminer la lettre recommandée sous un format électronique délivre à l’expéditeur une preuve du dépôt sous un format électronique de l’envoi. De plus, avant d’envoyer sa lettre, le prestataire doit aussi informer le destinataire qu’une lettre recommandée est sur le point de lui être envoyée. Cette information doit se faire au moyen d’un courrier électronique.

Si le destinataire accepte de recevoir cette lettre, le prestataire peut lancer l’envoi de la lettre recommandée transmise par l’expéditeur concerné. Il faut savoir que le destinataire n’a pas à être informé de l’identité de l’expéditeur par le prestataire au moment de son accord. Ainsi, la lettre recommandée numérique est une solution idéale pour de nombreux entrepreneurs qui souhaitent optimiser différents aspects de leur activité.

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